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“取り急ぎ”はマナー違反!?美しいビジネスメールのコツ5つ(正しい日本語vol.5)

“取り急ぎ”はマナー違反!?美しいビジネスメールのコツ5つ(正しい日本語vol.5)

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“取り急ぎ”はマナー違反!?美しいビジネスメールのコツ5つ(正しい日本語vol.5)

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頻繁にやり取りするビジネスメール。丁寧すぎると読みにくく、簡潔すぎるとどこか素っ気ない印象になりがち。

いつまでも残る文面だからこそ、美しいビジネスメールが書ける、できる女性を目指したいもの。

そこで、ビジメスメールの基本マナーをはじめ、実践するだけで、美しいビジネスメールに仕上げる目からウロコのコツをご紹介します。

ビジメスメースでいつも使っている定番の言い回しが、実はマナー違反!?

「お世話になっております」「了解しました」など、ビジネスメールにはいくつかの決まり文句が存在します。あまりにも定番の表現として用いられるため、その本当の意味を知らずに使われることも多いようです。

例えば、「了解しました」の「了解」には、基本的に尊敬の意味は含まれません。そのため、上司に対しては「了解しました」よりも「承知しました」が正しい表現なのです。

また、文末に付け加える形で使われる「取り急ぎ」は、「とりあえず」の意味です。

「取り急ぎご報告まで」「取り急ぎ御礼まで」など、自分の報告に用いることは間違いではありませんが、「取り急ぎご検討ください」と使うのはNG。

相手に「とにかく急いで結論を出してください」と強要する形となり、失礼にあたるため注意しましょう。

美しいビジネスメール、5つのコツ

一見難しそうなビジネスメールも、基本的なマナーをおさえておけば読みやすく仕上がります。以下5つのコツを意識して、美しいビジネスメールを書いてみましょう。

1. 件名は具体的に

「こんにちは」や「お願い」といった簡単な件名で済まさず、メールの内容が一目でわかる具体的な件名を入れましょう。メールに返信する場合は、もともとの件名を変えずに「Re:」を文頭に付加した形で、何のメールへの返信かわかるようにしましょう。

2. 書き出しには季節の挨拶文を

「お世話になっております」はもちろん、本題に入る前に季節の挨拶文を。春先なら「春光うららかな季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか」、初秋なら「残暑もようやく和らぎましたが、お変わりございませんか」など。

3. 箇条書きを活用する

伝えたいことが2つ以上ある場合は、それらのポイントをわかりやすく伝える必要があります。箇条書きを使うことによって、要点をまとめて伝えられるはずです。

4. 結論から伝える

メールで内容を素早く伝えるためには、結論から書き始めることが効果的です。順番としては、「結論」→「理由」→「詳細」の流れで書くと、論理的で読む側にとっても理解しやすくなります。

5. 内容は一文ごとにまとめて

いくら美しい言葉を使っても、一文が長いと誰でも読むだけで疲れてしまいます。長文にならないよう、内容を一文ごとにまとめて、中身を理解してもらいやすくしましょう。

できる女性はメール美人

たとえシンプルな内容でも、挨拶や言い回しが美しいメールはそれだけで一目置かれるもの。できる女性はメール美人。コツをおさえて、美しいビジネスメール習慣を始めてみませんか?

文:山下希代

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